Luotu 24.05.2018

Tietosuojaseloste

Rekisterinpitäjä

Leirikesä ry
Töölönkatu 55

00250 Helsinki

09 8865 1280

toimisto(at)leiri.fi



Tietosuojavastaava

Anna-Kaisa Pohjola

toiminnanjohtaja

Töölönkatu 55

00250 Helsinki

09 8865 1280

etunimi.sukunimi(at)leiri.fi



Rekisterien nimet

  1. Asiakasrekisteri
  2. Työhakijarekisteri
  3. Työntekijärekisteri
  4. Luottamusjohtorekisteri
  5. Vapaaehtoisrekisteri
  6. Yhteyshenkilörekisteri

Rekistereitä säilytetään Leirikesän Pääkaupunkiseudun Partiolaisilta vuokratuilla verkkolevyillä kotimaassa, ulkopuolelta ostetussa varausjärjestelmässä ja verkkosivuilla. Molempien tarjoajien konesalit sijaitsevat Suomessa. Somessa julkaistut kuvat säilytetään monikansallisten medioiden tallennuspaikoissa ja kuvien jakamiseen somessa suhtaudutaan huolellisesti luvan kanssa ja kuvan kohdetta arvostaen nimitiedot pois jättäen.

Rekistereiden käyttöoikeudet, pl. sosiaalinen media, on tarkoin rajoitettu vain tietoja tarvitseville.



Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja tarkoitus, tietolähteet ja säilytysajat

ASIAKASREKISTERIIN tiedot kerätään asiakkaiden ilmoittamien tietojen perusteella. Tietojen avulla myönnetään alennuksia, toteutetaan laskutus, toteutetaan leiri, pidetään yhteyttä leiriläisen kotiin, tiedotetaan toiminnasta.

Tietoja käsittelevät lapsen terveyteen ja yhteydenpitoon liittyen leirien ensiapuvastaavat, tarvittaessa keittiöhenkilökunta ruokavalioon liittyen, leirien alennuksiin ja yhteydenpitoon liittyen sihteerit, talouteen liittyen sihteerit ja kirjanpitäjä. Tarvittavat tiedot luovutetaan kirjanpitäjälle, taloushallinolle, tarvittaessa vakuutusyhtiölle ja terveydenhuoltoon.

Asiakasrekisterin tallennettuja yksittäisen asiakkaan tietoja säilytetään 6 vuotta viimeisen leirivuoden jälkeen avustuksien tarkastamiseen liittyen, kirjanpitotositteisiin liittyen. Avoimien ja erääntyvien saatavien osalta kyseisiä tietoja säilytetään niin kauan, että saatava on vanhentunut. Tilinpäätösten liitteenä avoimet saatavat säilytetään ikuisesti.

TYÖNHAKIJAREKISTERIIN tiedot kerätään työnhakijoiden ilmoittamien nimi-, yhteystietojen, koulutus- ja kokemustietojen perusteella. Tietojen avulla kutustaan haastatteluun ja suoritetaan työntekijävalinnat.

Tietoja käsittelevät leirin rekrytoinnista vastaavat henkilöt ja sihteerit.

Rekisteriä säilytään kuluvan vuoden loppuun, leirihakujen päätyttyä kuluvalta vuodelta.

TYÖNTEKIJÄREKISTERIIN tiedot kerätään työnhakijarekisteristä ja lisäksi työntekijän antamien työsuhteeseen liittyvien lisätietojen avulla. Työntekijäreksisterin avulla toteutetaan työsuhteeseen liittyvät työnantajavelvoitteet, kerätään palautetta ja luodaan hyvät edellytykset työn tekemiselle.

Tietoja käsittelevät esimiehet, palkanmaksaja ja sihteerit.

Rekisteriä säilytetään työsuhteiden todistamisvelvoitteeseen liittyen 10 vuotta kuluneen työvuoden lopusta. Tarvittavat tiedot luovutetaan palkanmaksuun, työterveyteen, vakuutusyhtiölle.

LUOTTAMUSJOHDON REKISTERIN nimi- ja yhteystiedot tiedot kerätään jäsenyhdistyksiltä tai asianomaisilta itseltään. Luottamusjohdon rekisterin avulla hoidetaan yhdistyksen hallinnolliset asiakirjat, nimenkirjoittavat ja sääntömääräiset asiat.

Tietoa käsittelevät sihteerit ja toiminnanjohtaja. Luovutetaan jäsenistölle ja tarvittaessa yhdistysrekisteriin.

Rekisteriä osana pöytäkirjoja ja yhdistysrekisteriotetta säilytetään ikuisesti.

VAPAAEHTOISTEN REKISTERIN nimi- ja sähköpostitiedot, sekä leirivierailuun liittyvät ruokavaliotiedot kerätään vapaaehtoisilta itseltään vapaaehtoistyöntoteuttamiseen ja palautteen keruuseen varten.

Ei luovuteta yhdistyksen ulkopuolelle.

Rekisterin yhteystietoja säilytetään 2 vuotta vapaaehtoistyön päättymisvuoden jälkeen avustuksiin liittyen.

YHTEYSHENKILÖIDEN REKISTERIN nimi-, tehtävä-, numero-, postiosoite- ja sähköpostitiedot kerätään julkisesti saatavilla olevilta sivustoilta tai henkilöiden itsensä antamina. Tietoja käytetään tiedottamiseen ja yhteistyön hoitamiseen.

Ei luovuteta yhdistyksen ulkopuolelle.

Rekisterin yhteystieoja säilytetään 2 vuotta yhteistyön päättymisen jälkeen, avustuksiin liittyen 6 vuotta.



Tietojen luovutukset ja siirrot

Asiakkaiden tiedot ovat ulkopuolelta ostamassamme varauspalvelussa ja verkkosivupalvelussa ja työnhakija- ja tekijätiedot ovat ulkopuolelta ostamassamme verkkosivupalvelussa kotimaassa palvelimilla hyvin suojattuina.

Lisäksi luovutamme Leirikesän ulkopuolelle tietoja asiakkaista tarpeen mukaan vakuutusyhtiölle, talouspalveluille, valokuvia sosiaaliseen mediaan ja graafikoille Leirikesämateriaalin tuottamiseen, terveyspalveluille. Työntekijöistä luovutamme tarvittaessa tietoa Leirikesän ulkopuolelle tarpeen mukaan vakuutusyhtiölle, talous- ja palkkahallintopalveluille, valokuvia sosiaaliseen mediaan ja graafikoille Leirikesämateriaalin tuottamiseen, työterveyspalveluille, työn suorittamiseen liittyen työpaikan henkilöstölistoille, it- ja puhelinpalveluille, yhteistyökumppaneille.



Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseäsi koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot ja vaatia virheellisen tiedon oikaisua tai poistamista, mikäli sille on lailliset perusteet. Rekisteröidyllä on myös oikeus peruuttaa suostumuksesi tai muuttaa sitä.

Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeus vastustaa tai pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle.

Erityisistä henkilökohtaisista syistä rekisteröidyllä on oikeus myös vastustaa itseesi kohdistuvia käsittelytoimia. Vaatimuksen yhteydessä rekisteröidyn tulee yksilöidä se erityinen tilanne, jonka perusteella vastustat käsittelyä. Reksiterinpitäjä voi kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä ainoastaan laissa säädetyin perustein.



Yhteydenotot

Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti tai henkilökohtaisesti nimetylle tietosuojavastaavalle.



Tietosuojaselosteen muutokset